כיצד לאחסן נכון את המסמכים הניהוליים שלך?
ללא אחסון מתאים, לא תמיד קל למצוא את המסמכים המנהליים שלך. ואכן, איך למצוא שטר מכר משנת 2001, אם הוא נערם בקופסה עם ניירת אחרת? כדי להימנע מבזבוז זמן בחפירה במספר קופסאות כדי למצוא מסמך, הנה כמה עצות לאחסון.
כמה זמן אתה צריך לשמור את הניירות שלך?
חשוב לשמור על אלה מסמכים מנהליים, אבל יש להם גם את תאריך התפוגה שלהם. כך, לאחר פרק זמן מסוים, אין יותר צורך לשמור מסמכים מסוימים כמו חשבוניות והצהרות למיניהם. להלן סיכום התקופות בהן מומלץ להחזיק את סוגי הנייר השונים:- שנה אחת: חשבונות טלפון, אינטרנט או הובלות, או הוכחת תשלום של PV.
- שנתיים: הצהרות קצבאות משפחה, שכר טרחת רופא, מכתבי סיום חוזה, מסמכי ביטוח לאומי והדדי וכן מסמכי אשראי.
- 3 שנים: הודעות רישיון אורקולי והחזרי מס הכנסה.
- 5 שנים: חשבונות מים וחשמל, קבלות דמי שכירות ודמי שכירות, חשבונות גז, אישורי תשלום מס, חוזה השכירות והוכחת תשלום תשלומי אחזקה.
- 10 שנים: דפי בנק, תלושי תשלום, הלוואות משכנתא, חוזי ביטוח חיים לאחר מועד הפטירה...
- 30 שנה: חשבונות תיקון מכוניות, חשבונות בנייה, חשבונות בתי חולים ותיקים אזרחיים.
- משך חיים: חוזה נישואין, פנקס משפחה, פנקס צבאי, דיפלומות, צוואות, תארי רכוש, תרומות, רישום בריאות, תעודת חיסון, רישומים רפואיים, תלושי שכר, אישורי אימוץ, חוזי עבודה...
אחסון מסמכים יומיומיים
כדי לעשות סדר, יש להבדיל בין מסמכים יומיומיים לקבצים אחרים. ה מסמכים עדכניים הם כאלה שמתייעצים בהם לעתים קרובות ולכן חייבים להיות במקום נגיש בקלות. ניתן לתייק מסמכים שממעטים לעיין בהם בקופסאות או בראש המדף. להלן מספר סוגי אחסון עבור סוגי הנייר השונים:- חולצות בצבעים שונים
- חולצות מכוסות
- קלסרים טבעות
- ריהוט עם מגירות
ארגן בחוכמה מסמכים מנהליים
כמובן ששימוש באחסון נאות מקל על סיווג הקבצים, אך חשוב גם לדעת לארגן מסמכים לפי סוגם. הנה דוגמה לסיווג כדי להקל על המחקר:- תיק משפחתי: מכיל את כל המסמכים הקשורים למשפחה כגון תעודת נישואין, תעודות זהות, דרכונים, תעודות לידה...
- תיק חינוך: תעודת בית ספר, מסמכים הנוגעים למעון וכד'.
- תיק מס: החזרי מס הכנסה, מיסי דיור...
- תיק בריאות: רישומי בריאות, מרשמים, בדיקות רפואיות (רדיו, סורק, אולטרסאונד וכו') ...
- תיק חשבוניות: שירותים (מים, גז, חשמל, טלפון, אינטרנט ועוד), חשבוניות על סחורות ועבודות וכו'.
- תיק ביטוח: חוזי ביטוח רכב ודירה, ביטוח חיים, תביעות, תעודות מקוריות...
- תיק מקצועי: חוזה עבודה, תלושי שכר, תיק בקשה, קורות חיים, תעודות...
- תיק דיור: חוזה שכירות, קבלה על שכר דירה, מכתבי בעל/דייר וכו'.
- תיק בנק: דפי חשבון, חוזה, הזמנת העברה וכו'.
ארכיון מסמכים מנהליים
באופן אידיאלי, זה צריך להיעשות ארכיון של מסמכים מסוימים לפחות פעם בשנה. קבצים בארכיון מסודרים בצורה מסודרת בתיבות לפי תאריך או לפי אלפביתי ולפי נושאים. שוב, עדיף להשתמש בצבע אחד לכל ערכת נושא. הנה דוגמה לאחסון בפירוט:- חולצה ורודה לחשבוניות, צהובה לכספים, כחולה לביטוח...
- מיון לפי סדר: סדר אלפביתי מא' עד ת' או לפי תאריך (לפי חודש, ואז לפי שנה). זה מקל על ההבחנה בין מסמכים חדשים לישנים יותר.
טיפים נוספים לסדר המסמכים הניהוליים שלך
קל יותר לאחסן אותו כאשר יש פחות נייר לשמור. בנוסף למיון והיפטרות ממסמכים מיושנים, אפשר גם להשתמש ב חשבונית מקוונת לקבל פחות דואר בבית. עם זאת, יש צורך לבצע באופן קבוע גיבויים על מספר תמיכות כדי למנוע הפסדים. למען אבטחה נוספת, יש לבצע גיבויים מקוונים למסמכים חשובים.כשמגיעים דואר, חשוב לתייק אותו מראש כדי למנוע את היערמותו במשך חודשים בפינת המשרד. יש לקרוא מכתבים דחופים מיד, בעוד שאחרים ניתן למיין לפי סדר עדיפות. רצוי להצטייד במארגן משרדי לאחסון ניירות חשובים הדורשים פעולה (תשלום חשבונית, זימון וכדומה) וניירות שיש להגיש (דפי בנק, חשבוניות חיוב אוטומטי וכו'). הטריק הזה מאפשר לך להיפטר מנייר מיושן שניתן לזרוק כמו פליירים ופרסומות מיד.
